Torna alla pagina del sommario
Back to summary page
Il Regolamento dell'Amministrazione e Contabilità
The Administration Regulation
Organizzazione
Organization
Struttura
Structure
Università Consorziate
Member Universities
Attività
Activities
Consiglio Direttivo
Directive Board
Giunta
Executive Board
Consiglio Scientifico
Scientific Board

Statuto e regolamenti
Charter and regulations
Statuto
Charter
Regolamento Organi
Bodies Regulation
Regolamento Strutture
Structures Regulation
Reg. Amministraz./Contabilità
Administration Regulation
Regolamento Laboratori
Laboratories Regulation
Regolamento Missioni
Missions Regulation
Regolamento Pagamenti
Payments Regulation
Regolamento Overheads
Overheads Regulation
Regolamento Patrocini
Sponsorships Regulation
Regolamento Spin-off
Spin-off Regulation

Il presente Regolamento è statp redatto ai sensi dell'art. 16 dello Statuto.

Indice articoli:

Art. 1: Esercizi
Art. 2: Bilancio di previsione
Art. 3: Investimenti e fonti finanziarie
Art. 4: La contabilità economica
Art. 5: Deliberazione del conto consuntivo
Art. 6: Gestione e principi di bilancio
Art. 7: Scritture obbligatorie
Art. 8: Servizio di tesoreria
Art. 9: Riscossioni e pagamenti
Art. 10: Cassa interna
Art. 11: Registrazione delle spese
Art. 12: Documentazione delle spese
Art. 13: Responsabilità dei funzionari
Art. 14: Inventario dei beni
Art. 15: Inventario dei beni mobili
Art. 16: Inventario dei beni immobili
Art. 17: Consegnatari dei beni

Art. 1: Esercizi indice

Gli esercizi del Consorzio si chiudono il 31.12 di ogni anno.


Art. 2: Bilancio di previsione indice

Il bilancio di previsione è deliberato dal consiglio direttivo entro il 30 dicembre di ogni anno ed è formulato in termini di entrate ed uscite finanziarie di competenza dell'esercizio.
Il bilancio di previsione evidenzia i flussi finanziari.

Art. 3: Investimenti e fonti finanziarie indice

Nel breve periodo, inteso per esercizio ad anno solare, il bilancio preventivo finanziario annuale definisce il programma degli investimenti.

Al finanziamento delle spese di investimento il Consorzio provvede mediante:

a) i fondi all'uopo accantonati;

b) l'utilizzo di altre fonti di autofinanziamento;

c) i contributi all'uopo destinati dello Stato, della Regione e di altri Enti pubblici;

d) l'incremento del fondo di dotazione conferito dai Consorziati;

e) mutui, da contrarre con gli istituti di credito;

f) ogni altra somma acquisita a qualsiasi titolo legittimo.

Art. 4: La contabilità economica indice

Il Consorzio adotta un sistema informativo contabile che permette la rilevazione di tutte le operazioni di gestione compiute per il raggiungimento dell'oggetto consortile.
Al termine dell'esercizio il Consorzio redigerà il bilancio economico allo scopo di rappresentare la situazione patrimoniale e l'avanzo o il disavanzo dell'esercizio.

Art. 5: Deliberazione del conto consuntivo del Bilancio economico consuntivo indice

Il conto consuntivo è deliberato dal Consiglio Direttivo entro due mesi dalla chiusura dell’esercizio cui il conto si riferisce.
Il bilancio d’esercizio è redatto secondo la normativa del codice civile.

Art. 6: Gestione e principi del bilancio indice

Nel corso della gestione e nella redazione del bilancio devono essere osservati i seguenti principi:

1. INTEGRITA'
Salvo quanto previsto dall'art. 2425 bis del codice civile, tutte le poste di ricavi e di costi devono essere iscritte nel bilancio nel loro importo integrale, senza diminuzione di costi o ricavi connessi.

2. UNIVERSALITA'
La gestione è unica, come unico è il bilancio di esercizio; sono vietate gestioni fuori bilancio; sono ammesse contabilità separate, per finalità conoscitive e/o fiscali, purchè ricollegate a partite considerate in bilancio.

3. COMPETENZA
Si deve tenere conto dei proventi e degli oneri di competenza dell'esercizio, indipendentemente dalla data dell'incasso o del pagamento.

4. INERENZA
Si deve tenere conto unicamente dei proventi e degli oneri connessi all'attività ed agli scopi statutari del Consorzio.

5. PRUDENZA
La valutazione delle voci di bilancio deve essere fatta secondo prudenza e nella prospettiva della continuazione dell'attività; si deve tenere conto dei rischi e delle perdite di competenza dell'esercizio, anche se conosciuti dopo la chiusura di questo.

6. VERIDICITA'
Devono essere indicati esclusivamente gli avanzi conseguiti e i disavanzi sofferti alla data di chiusura dell'esercizio, e nel corso dell'esercizio deve essere data una reale esposizione della situazione finanziaria e patrimoniale.

7. CHIAREZZA
Non possono essere sommate tra di loro voci di ricavo, di costo, di attività e di passività eterogenee.

8. CONTINUITA'
I criteri di valutazione non possono essere modificati da un esercizio all'altro, se non in casi eccezionali ed adeguatamente motivati. Funzione economica, principio di prevalenza della sostanza sulla forma.

Art. 7: Scritture obbligatorie indice

Il Consorzio deve tenere le seguenti scritture obbligatorie:

a) il libro giornale;
b) il libro degli inventari;
c) il registro delle sedute della Giunta e delle deliberazioni;
d) il registro delle sedute del Consiglio Direttivo e delle deliberazioni;
e) il registro delle sedute del Comitato Scientifico e delle deliberazioni;
f) il registro delle sedute del Collegio dei Revisori dei conti;

Il Consorzio deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano previste dalla legge.
Per la tenuta dei predetti libri e scritture contabili valgono le norme di cui agli articoli 2214 e seguenti del codice civile in quanto applicabili.

Le scritture contabili devono consentire:

a) la rilevazione dei costi e dei ricavi dell'esercizio e le variazioni negli elementi attivi e passivi patrimoniali;

b) la determinazione ed il controllo dei costi e, ove possibile, dei ricavi per prodotto e per servizio, nonché per centri di responsabilità, secondo le più aggiornate tecniche per il controllo di gestione;

c) la formazione delle situazioni periodiche dell'andamento di gestione;

d) la separata individuazione dei costi e ricavi relativi alla gestione avente rilevanza fiscale e di quelli relativi alla gestione non avente rilevanza fiscale.

Art. 8: Servizio di tesoreria indice

Il servizio di cassa del Consorzio è affidato dal Consiglio Direttivo ad un istituto di credito a seguito di licitazione o di trattativa privata.
L'affidamento del servizio viene effettuato in base a convenzione deliberata dal Consiglio Direttivo, specificante i diritti e doveri della banca concessionaria, nonché le condizioni e clausole necessarie per regolare la reciproca posizione delle parti.
Le modalità di espletamento del servizio di cassa devono essere coerenti con le disposizioni sulla tesoreria unica, di cui alla legge 29 ottobre 1984 n. 720 e successive modificazioni ed integrazioni e relativi decreti attuativi.
Il servizio di tesoreria è posto sotto la diretta sorveglianza del Presidente al quale compete impartire le necessarie istruzioni per il miglior espletamento del servizio.

Art. 9: Riscossioni e pagamenti indice

Le entrate sono riscosse in base a reversali d'incasso rilasciate dal Consorzio, numerate progressivamente e firmate dal Presidente, oppure da coloro che possono sostituirlo in caso di assenza o impedimento.
Le entrate che pervenissero direttamente al Cassiere dovranno essere da questi comunicate sollecitamente al Consorzio, per l'emissione della relativa reversale.
Tutti i versamenti che i terzi intendessero effettuare, a qualsiasi titolo, a favore del Consorzio, saranno, peraltro accettati dal Cassiere che ne rilascerà ricevuta. Tali versamenti dovranno, in ogni modo, essere regolarizzati dal Consorzio con l'emissione della relativa reversale.
I pagamenti sono eseguiti nei limiti della disponibilità di cassa.
I pagamenti vengono effettuati in contanti, con quietanza del creditore da apporre sul mandato, oppure mediante accreditamento in conto corrente bancario o postale, commutazione in assegno circolare non trasferibile all'ordine del creditore, altre forme di pagamento autorizzate direttamente sul mandato dal Consorzio medesimo, in conformità alla normativa vigente.
Le dichiarazioni di accreditamento o di commutazione che sostituiscono la quietanza del creditore devono risultare sul mandato di pagamento da annotazione recante gli estremi relativi alle operazioni ed il timbro del Cassiere.
I mandati di pagamento e le reversali d'incasso saranno trasmessi al cassiere accompagnate da elenchi in duplice copia, numerati progressivamente, che conterranno il numero degli ordinativi, l'indicazione degli intestatari, l'importo delle somme da riscuotere e da pagare.

Art. 10: Cassa interna indice

Il Consorzio è dotato di cassa interna sulla quale confluiscono gli introiti direttamente riscossi.
E' disposto l'accredito massimo della somma di €. 5.000,00 = (cinquemila.00), necessario al pagamento delle minute spese economali; viene altresì fissato il limite di spesa di €. 2500.00 = (duemilacinquecento.00) per singolo esborso.
Il fondo economale viene ricostituito mediante emissione di ordinativi di pagamento a favore del Consorzio stesso recanti come causale la dicitura "reintegro fondo cassa".

Art. 11: Registrazione delle spese indice

Tutte le spese devono essere annotate regolarmente, per il loro esatto importo, nelle scritture contabili.

Art. 12: Documentazione delle spese indice

Tutte le spese devono essere supportate ordini di acquisto e equivalenti sottoscritti dal richiedente e autorizzati dal Presidente o suo delegato, dai relativi documenti giustificativi in originale, in regola ai fini fiscali indicanti la causale di spesa. Per l’acquisto di beni e servizi di valore superiore a € 10.000,00 è necessario la presenzxa di almeno tre offerte economiche ove possibile.
In caso di spese sostenute da unità locali o decentrate, queste dovranno essere registrate in base alle risultanze della rendicontazione inviata all'Amministrazione Centrale, con allegati i documenti giustificativi in originale.
Ogni pagamento è supportato, a seconda dei casi, anche da documenti comprovanti la regolare esecuzione dei lavori, forniture e servizi, dai verbali di collaudo ove richiesti, dai buoni di carico quando si tratti di beni inventariabili ovvero da bolletta di consegna per materiali e da ogni altro documento che giustifichi la spesa.

Art. 13: Responsabilità dei funzionari indice

Il Responsabile dell'unità operativa ha la responsabilità delle somme che gli sono state anticipate, delle spese ordinate e dei pagamenti effettuati ed è soggetto agli obblighi imposti dal Codice Civile ai depositari. Egli si può avvalere di un segretario amministrativo al quale sono delegati i poteri.
Il Responsabile di ogni singola unità operativa ha la responsabilità della raccolta e trasmissione all'amministrazione centrale del Consorzio della documentazione contabile inerente ad ogni singolo progetto di ricerca, necessaria per la corretta imputazione dei costi e ricavi relativi ai progetti stessi.

Art. 14: Inventario dei beni indice

I beni mobili ed immobili del Consorzio sono iscritti in apposito registro redatto secondo la normativa vigente.

Art. 15: Inventario dei beni mobili indice

I beni mobili si classificano nelle seguenti categorie: norma fiscale

1) mobili, arredi, macchine d'ufficio;

2) strumenti tecnici ed attrezzature in genere;

3) automezzi ed altri mezzi di trasporto;

4) titoli e valori pubblici e privati;

5) altri beni mobili.
I mobili e le macchine sono iscritti al prezzo di acquisto, ovvero di stima o di mercato se trattasi di oggetti pervenuti per altra causa. Le aliquote di ammortamento,trovano annualmente evidenziazione nell'apposito fondo del passivo della situazione patrimoniale.

Art. 16: Inventario dei beni immobili indice

L'inventario dei beni immobili deve contenere le seguenti indicazioni:

a) la denominazione, l'ubicazione, l'uso cui sono destinati;

b) il titolo di provenienza, le risultanze dei registri immobiliari, i dati catastali e la rendita imponibile;

c) le servitù, i pesi e gli oneri da cui sono gravati;

d) il valore iniziale e le eventuali successive variazioni.

Art. 17: Consegnatari dei beni indice

I beni sono dati in consegna, ad agenti responsabili.
In caso di sostituzione degli agenti responsabili, la consegna ha luogo previa materiale ricognizione dei beni. Per i beni destinati ad unità e laboratori risponde il Direttore di ciascuno di essi secondo i relativi regolamenti.


INTEGRAZIONE


REGOLAMENTO DI PROCEDURA AMMINISTRATIVA

CONTRATTI DI RICERCA E FORMAZIONE:
1. Tutti i contratti devono essere accompagnati da un budget previsionale di spesa, e devono essere preventivamente approvati in Giunta.
2. Per ogni contratto deve essere nominato un Responsabile Scientifico ed un eventuale referente che terrà i contatti con l’amministrazione ed a trasmettere periodicamente le relazioni sullo stato di avanzamento delle attività..
3. Gli impegni devono essere preventivamente autorizzati dal Responsabile scientifico il quale provvederà a darne comunicazione all’amministrazione.
4. Non potranno essere presi impegni di spesa superiori all’effettiva disponibilità finanziaria del contratto stesso che verrà comunicata bimestralmente dall’amministrazione, tramite l’invio di file elettronici.
Al momento della sottoscrizione del contratto, al fine di consentire l’avvio del progetto, il Consorzio anticiperà il 10% dell’importo del contratto.
5. I fondi che risulteranno inutilizzati a conclusione del contratto rimarranno a disposizione del Responsabile Scientifico entro i 2 anni finanziari successivi a quello di conclusione (es. se il contratto si conclude il 15 settembre 2006, i fondi dovranno essere impegnati entro il 31.12.2008)

RICHIESTE DI ORDINI D’ACQUISTO:
1. La richiesta di ordini d’acquisto va fatta mediante la compilazione di apposito modulo, e trasmessa per e-mail, alla sede di amministrativa di Marghera, che, dopo aver verificata la disponibilità di fondi, provvederà ad assegnare ciascun ordine un numero interno progressivo e ad inviare l’ordine direttamente al fornitore.
2.Tutte le richieste di ordini d’acquisto devono essere accompagnate dall’autorizzazione a procedere rilasciata dal Responsabile Scientifico di progetto. Per ordini di importo superiore a euro 1.000 è necessaria anche l’autorizzazione del Presidente.
3.Per ordini di importo superiore a euro 10.000 è necessaria la presentazione di almeno 3 preventivi economici.
4. Per ordini che si riferiscono all’acquisto di beni che per natura ed importo non rientrano nell’ordinaria amministrazione, è necessaria la preventiva autorizzazione della Giunta.

ATTENZIONE! Incongruità con l’autonomia di azione deliberata in una delle ultime giunte per i laboratori i quali, secondo tale delibera, possono provvedere ad inviare autonomamente ordini di acquisto fino a 2.000 euro, senza dover richiedere l’autorizzazione del Presidente. Tale delibera contrasterebbe con quanto previsto dal regolamento, oltre per l’importo massimo, soprattutto per la procedura di invio che in questo modo esula il controllo amministrativo.
Soluzione proposta:
Per quanto si ritenga che in considerazione degli importi medi degli ordini trasmessi, un tetto di 2.000 euro come limite di autonomia sia da considerarsi eccessivo, in considerazione della delibera di giunta già presa, si potrebbe: a) diversificare il trattamento per i laboratori (in tal caso occorrerà stabilire come comportarsi per quegli ordini che rientrano in contratti che non costituiscono budget del laboratorio (es. SARTEC) ma che sono comunque inerenti al laboratorio stesso); b) elevare l’importo anche per i contratti.
Prima dell’invio si provveda a richiedere comunque all’amministrazione, il numero progressivo da inserire nell’ordine. Ciò infatti è importante in quanto tale numero d’ordine, venendo riportato all’interno della fattura permette all’amministrazione un’immediata associazione della fattura all’ordine e quindi al centro di costo di pertinenza.
In caso di invio autonomo di ordini in mancanza di accertata disponibilità finanziaria, né risponderà il Responsabile Scientifico.

RIMBORSI TRASFERTE E VIAGGI
1. Lo svolgimento dell'attività fuori della sede abituale di residenza o di lavoro deve essere sempre autorizzata dal Responsabile Scientifico. L'autorizzazione deve riportare i seguenti elementi:
- generalità di chi compie la missione;
- oggetto della missione;
- località da raggiungere e data di inizio e fine missione;
- mezzi di trasporto previsti (con idonea motivazione se trattasi di mezzi straordinari quali uso del mezzo proprio, taxi o altri mezzi a noleggio);
- fondo su cui va a gravare la spesa;
- Importo previsto di spesa.
Copia della suddetta autorizzazione deve essere tempestivamente trasmessa all'amministrazione centrale prima dell'inizio della missione e vistata dal Presidente o suo delegato (per importi superiori a euro 1.000).
2. Per la richiesta di rimborso delle spese sostenute durante la trasferta, va inviato l’apposito modulo correttamente compilato all’Amministrazione centrale, insieme a tutta la documentazione originale di spesa. Eventuali richieste di rimborso che non siano state preventivamente autorizzate, o i cui moduli siano compilati in modo incompleto o manchino di giustificativi, o ancora, qualora non vi sia disponibilità finanziaria sui fondi su cui ricade la trasferta, non verranno rimborsati.
3. Per quanto attiene i costi ammessi a rimborso si rimanda al regolamento trasferte già approvato.
4. Eventuali casi particolari (es. carburante gommone SARTEC, rimborso di piccole spese, ecc.) verranno discusse in giunta.
5. Il diritto al rimborso delle spese sostenute per missione si prescrive, ove non richiesto, nel termine di dodici mesi. L'inizio della prescrizione decorre dalla data in cui ha avuto termine la missione.

ATTIVAZIONE CONTRATTI A PROGETTO, BORSE DI STUDIO, PRESTAZIONI OCCASIONALI
1. L’attivazione di contratti a progetto, borse di studio e prestazioni occasionali deve essere preventivamente autorizzata dal Responsabile Scientifico e dal Presidente.
2. Le domande di attivazione devono indicare:
- i dati anagrafici del beneficiario;
- il tipo di prestazione che si vuole attivare (collaborazione a progetto, borsa di studio, prestazione occasionale, ...);
- i fondi su cui andrà a gravare la spesa;
- il tipo di attività che andrà a svolgere;
- indirizzo della sede di lavoro
- data di inizio e termine della prestazione;
- Importo lordo da erogare.
- Se il beneficiario necessita di copertura assicurativa.
E devono essere accompagnate da CV del collaboratore.
3. Le domande di attivazione vanno inviate all’amministrazione di Marghera prima della data prevista di avvio.
Per quant’altro qui non precisato si rimanda ai regolamenti specifici.

Consorzio Interuniversitario Nazionale "La Chimica per l'Ambiente"
Sede Legale Amministrativa: Via delle Industrie, 21/8- 30175 VENEZIA-MARGHERA (VE) - ITALY